Tips Bekerja Yang Rapi-Efisien (Skala Prioritas & Sistem Filing)

[lyra]

Friends,
Kadang meja kerjaku di kantor Cabang suka berantakan..soalnya kantornya sempit..lagi direnovasi jadi kita pakai ruangan sementara.
Mohon dibantu tips2 supaya area kerja tetap rapi, meja tertata enak dilihat..dan cara kerja yang sistematis..
karena sistem kerja kantorku serba terburu-buru jadi semua suka dianggap urgent..mohon dibantu saran/tips gimana menghandle kondisi seperti ini..supaya bisa membuat skala prioritas meski semua hal terlihat urgent..

Terus mengenai filing. Kalian biasanya pakai sistem apa? Berdasarkan abjad atau warna? Seberapa sering ngerapiin filing? Yuk share berbagi tips & tricks supaya bisa kerja smart & efisien

[lcyadjie]

Filing dokumen berdasarkan tahun.
Jobdesc nya apa dulu nih? Kalo saya sih bagian accounting.

[mukasorehari]

halo lyra, baru banget sebulan kemarin office aku juga di renovasi karena mau pindah ruangan... wah berantakannya minta ampun, tapi jadi ada kesempatan buat sekalian bongkar file dan nyusun ulang file yang berantakan. (kalau gak renovasi, beberapa file menggunung gak kesentuh....sekarang beberapa sudah disortir untuk dibuang).

Aku kerja di studio desain, satu kerjaan aja urusannya bisa berlapis-lapis dan kadang urgensinya ngebingungin, jadi aku susun prioritas kerjaan aku berdasarkan tanggal deadline. Semakin dekat deadlinenya berarti kerjaan itu jadi prioritas paling utama.

Kalau tipsnya dari aku,
1. Pertama-tama relain dulu sehari sampai misalnya maksimal tiga hari office itu berantakan, tapi kompakin sama teman yang seruangan untuk kerja bakti sortir barang mana yang mau di keep dan mana yang mau dipindah/dibuang... kadang beberapa barang gak perlu suka ada di office dan jadinya numpuk sumpek disana. beberapa juga ada barang punya orang lain tapi tiba-tiba ada di meja aku Hidden Content

2. Nah, nanti setelah selesai sortir, biasanya ada extra space dari barang-barang yang dipindah/dibuang itu, baru deh mulai rapih-rapihin...
Khusus untuk meja, sebenarnya ada penempatan khusus berdasarkan prioritas kerjaan, nah pelan-pelan mulai susun peletakan barang di atas meja berdasarkan prioritasnya:
Hidden Content

3. Kalau file, aku urusannya sama file kontrak-kontrak dengan vendor, pricelist, dst. Semua file aku bikin dua versi, yang pertama berbentuk fisik (berkas kertas di file cabinet) dan yang kedua softcopy (.pdf di komputer). Itu file berbentuk berkas fisiknya aku susun berdasarkan abjad, tapi softcopynya di komputer aku susun berdasarkan tanggal kadaluarsa kontrak, jadi yang aku pantau selalu daftar softcopynya dulu, nanti kalau ada file yang butuh penanganan baru aku cari file fisiknya....

4. Softcopy file aku rapihin setiap hari, soalnya lebih gampang, tapi kalau berkasnya sih sejak pindah kantor itu aku cuma raphin per minggu aja.

Sebenarnya sistem filing itu strateginya tergantung sama berkas file apa yang ditanganin, kamu file-filenya apa aja? Tapi kurang lebih semoga bisa bantu ya tipsnya Hidden Content

karena ** kerjanya gak berdasarkan catatan fisik, jdi filling nya di kompi, ** kumpulin tuh file berdasarkan tugasnya dlu, nanti di dalam folder itu gue masukin tugasnya per tanggal, jdi rapi. kalau mengenai meja kerja yg berantakan, gue dari awal kerja berusaha gak ada kertas2 yg berserakan, kalau ada poin2 penting dri atasan, gue masukin di notes smartphone gue, atau notes kecil aja. ga ada tuh post it bertebaran di meja, atau tertempel di monitor kompi, bikin mata sakit aja. oh ya satu lagi, kalau kamu tipe orang yg suka makan siang di meja kerja, jangan sampe ada remah2 makanan di meja, ngundang semut, dan jorok banget. lebih baik sih makan di kantin. kalau kantor yg baru renov saranku sih bahu membahu sama karyawan lain utk kerjain atau yah kamu aja minta tolong sama OB, sambil kamu pun terjun utk bantuin.

[yoriyosti]

Gue juga suka berantakan dan pusing liatnya kalo kaya gitu bikin ga mood kerja. makanya sebisa mungkin gue ngurangin segala yang harus di print.
kalau soal prioritas gue sih mencoba mengoptimalkan smartphone dengan segala aplikasinya.
Untuk to-do list yang hanya sekali dilakuin, kaya "follow up ke xxx" biasanya pake any.do apps. Email pake add ons boomerang di chrome buat pake fasilitas kaya "boomerang this email in 2 days if no reply" etc. Dan jangan lupa mencatat semua deadline penting.
Kalau untuk project2 biasanya gue pake apps trello, kalo yang tau soal lean startup atau the toyota way, mereka kan pake kanban, ya kaya gitu si trello. kita punya papan untuk kartu2 yg isinya "to do" "doing" "done", bisa di customize sesuai kebutuhan.
Jangan lupa juga update calendar biar jadwal gak tabrak-tabrakan.
Semua aplikasi diatas dapat diunduh di google playstore karena kebetulan gue pecinta android hahaha.
Hope it helps Hidden Content

Kalau soal dokumen yang mau ga mau harus di print dan akan nongkrong di meja sampai itu selesai. gue akan numpuk di satu titik biar gak menyebar didpan mata gue lagian udah ada layar monitor dan laptop dan telpon yang makan tempat. jadi to do docs di kanan. beres di kiri.

[karin]

aku kerja sebagai admin aja. sistem filing sih berdasarkan categori. misalnya, surat2 pajak jadi satu, surat penagihan beda lagi. Kalau kerja aku usahakan efisien, di rencanakan dulu mana yg bisa sekaligus dikerjakan. contoh sederhana, mau ngantar surat ke lantai 5 dan lantai 6, ya aku sekalian bawa dua2nya supaya ngak bolak balik.

[Prairie]

Kalau filing saya biasanya pake log book di excel, lebih gampang kalo nyari filenya.

[MissJC]

Haii sedikit tips dari saya yg sales admin spv & pernah kerja di perusahaan ber-ISO. Biasanya filing dokumen fisik saya pilah2 di ordner yang ditandai sesuai deskripsi dokumen, misal: Sales Order (SO) itu dipisah per tahun, jadi di satu lemari ada urutan ordner SO, mulai dari tahun kecil sampai yg paling baru. Biasanya dokumen2 yg saya simpan jangka waktunya per 5 tahun, jadi SO tahun 2009 - 2014 masih harus dipajang. Kalo lebih tua dari 5 tahun *tahun 2008 kebelakang*, biasanya udah boleh disingkirkan alias masuk gudang biar gak menuh2in cubicle/lemari/tempat file.

Kalo dokumen softcopy biasanya disimpen rapi aja di folder2. Biasanya juga per-tahun atau per-bulan per-subject. Jadi ada folder di dalam folder, hehe. Di Kantor biasanya ada folder di server utama yg semuanya bisa buka & update. Secara berkala- sebulan sekali- data2 yang ada selalu di back-up.
Gak pake sistem khusus sih kalo untuk simpen soft copy.

Untuk pekerjaan2 outstanding atau urgent biasanya gw kumpulin semua di satu clear folder yang depannya ditandain pake post it: "Outstanding Job", dan yg satu ini selalu ready di atas meja.

Kalo email2 di outlook yg harus diupdate biasanya ditandain pake bendera merah,tpi gw ga pake settingan waktu sih, cuma ditandain aja pake bendera merah biar bisa di-sort.


Hope it helps yah.